Moezelhavenweg 67A
1043 AM Amsterdam
The Netherlands
Email: info@inco-source.com
Privacy statement
Privacyverklaring Inco Source B.V.
Inco Source B.V., gevestigd aan Moezelhavenweg 67 A, 1043 AM Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
Inco Source B.V.
Moezelhavenweg 67 A
1043 AM Amsterdam
Telefoon: +31 (0)6 1057 7448
Website: https://inco-source.com/
E-mail: orderdesk@inco-source.com
Hidde Zoutenbier is het aanspreekpunt voor privacyzaken bij Inco Source B.V. en is bereikbaar via orderdesk@inco-source.com.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Inco Source B.V. verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (afhankelijk van de relatie) kunnen verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer
- Factuur- en betalingsgegevens
- IP-adres en andere technische gegevens (bij bezoek aan onze website)
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld per e-mail, telefonisch of via ons contactformulier
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Inco Source B.V. verwerkt alleen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en er een wettelijke grondslag voor bestaat.
Wij verwerken in de volgende situaties bijzondere persoonsgegevens:
Kredietwaardigheidscheck
Bij Inco Source B.V. is het mogelijk om (onder voorwaarden) achteraf te betalen voor de producten die u koopt. Om dit mogelijk te maken en om u en onszelf te beschermen tegen misbruik, kunnen wij uw kredietwaardigheid laten toetsen.
Hiervoor verstrekken wij de strikt noodzakelijke persoonsgegevens (zoals naam en adresgegevens) aan een kredietwaardigheidsbeoordelaar, [invullen: naam kredietinformatiebureau en adresgegevens], die deze gegevens uitsluitend voor dit doel mag gebruiken.
Gegevens van personen jonger dan 16 jaar
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.
Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via orderdesk@inco-source.com, dan verwijderen wij deze informatie.
Burgerservicenummer (BSN)
Inco Source B.V. verwerkt uw BSN alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan of verplicht is, bijvoorbeeld in het kader van loonadministratie of fiscale verplichtingen.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Inco Source B.V. verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het afhandelen van uw betaling
- Het leveren van goederen en diensten
- Het aanmaken en beheren van klantaccounts
- Het kunnen opnemen van contact (telefonisch, per e-mail of per post) indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Het informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- Het afhandelen van vragen, klachten en geschillen
- Het uitvoeren van kredietwaardigheidschecks (waar relevant)
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst
Bijvoorbeeld voor het verwerken van uw bestelling en betaling, en het leveren van onze producten of diensten. - Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor het voeren van een deugdelijke (financiële) administratie. - Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor het voorkomen van fraude, het uitvoeren van kredietchecks, het verbeteren van onze dienstverlening of het behandelen van klachten. Daarbij maken wij steeds een zorgvuldige belangenafweging. - Toestemming
Bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief (indien van toepassing) of ons expliciet toestemming geeft voor een bepaald gebruik van uw gegevens. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken.
Geautomatiseerde besluitvorming
Inco Source B.V. neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Met andere woorden: wij nemen geen besluiten zonder menselijke tussenkomst die grote impact op u kunnen hebben.
Indien wij in de toekomst wél dergelijke systemen zouden inzetten, zullen wij u daarover tijdig en duidelijk informeren.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Inco Source B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld vanwege fiscale bewaarplichten).
Wij hanteren in ieder geval de volgende bewaartermijnen:
- Klant- en ordergegevens (naam, adres, contactgegevens, bestel- en factuurgegevens)
Bewaartermijn: maximaal 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin de laatste factuur is uitgeschreven, in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht. - Betalings- en financiële gegevens
Bewaartermijn: maximaal 7 jaar, conform fiscale regelgeving. - Kredietwaardigheidsgegevens
Bewaartermijn: tot uiterlijk 2 jaar na het volledig afwikkelen van de (laatste) vordering, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is in verband met een juridisch geschil. - Contact- of offerteaanvragen (e-mail, telefoongesprekken, contactformulieren)
Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contactmoment, tenzij er een klantrelatie ontstaat of dit langer nodig is voor een eventuele (juridische) afhandeling. - Gegevens van sollicitanten (indien van toepassing)
Bewaartermijn: maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Met uw toestemming kunnen we uw gegevens maximaal 1 jaar bewaren voor het geval er een passende functie vrijkomt. - Website- en gebruiksgegevens (zoals IP-adres, logbestanden)
Bewaartermijn: maximaal 14 maanden, tenzij een langere termijn nodig is voor beveiligings- of onderzoeksdoeleinden.
Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd, zodat ze niet langer tot u herleidbaar zijn.
Delen van persoonsgegevens met derden
Inco Source B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend aan derden als dit:
- nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u; of
- noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Waar nodig sluiten wij met bedrijven die in onze opdracht uw gegevens verwerken een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Hierbij kunt u denken aan:
- hosting- en IT-dienstverleners
- betaaldienstverleners en banken
- logistieke dienstverleners
- kredietinformatiebureaus
- accountants en andere adviserende partijen die ons ondersteunen
Inco Source B.V. blijft in deze situaties verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken
Inco Source B.V. gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het technisch functioneren van de website en voor een gebruiksvriendelijke ervaring.
- Wij gebruiken functionele cookies om de website goed te laten werken (bijvoorbeeld om uw sessie te onthouden).
- Wij kunnen anonieme analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, zodat wij deze kunnen verbeteren. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot individuele bezoekers.
- Wij gebruiken geen tracking cookies om uw surfgedrag over meerdere websites te volgen en geen cookies voor gepersonaliseerde advertenties, tenzij wij u daarover apart informeren en om toestemming vragen.
In uw browserinstellingen kunt u cookies verwijderen of het gebruik ervan geheel of gedeeltelijk uitschakelen. Houd er rekening mee dat onze website dan mogelijk niet optimaal werkt.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht:
- om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Inco Source B.V.;
- op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).
Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraagbaarheid of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar orderdesk@inco-source.com.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om zich op passende wijze te identificeren. Stuur geen volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen; indien dat nodig is, vragen wij u om in ieder geval uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) onleesbaar te maken.
Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.
Klacht indienen bij de toezichthouder
Inco Source B.V. wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), indien u van mening bent dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. Dit kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Inco Source B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Denk hierbij onder meer aan:
- versleutelde verbindingen (bijv. via SSL/TLS);
- beveiligde systemen en up-to-date software;
- beperkte toegang tot persoonsgegevens (alleen voor medewerkers die dit nodig hebben voor hun werkzaamheden);
- heldere interne procedures voor dataveiligheid en vertrouwelijkheid.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via orderdesk@inco-source.com.